我從公司監(jiān)察部調(diào)入綜合辦公室已經(jīng)快兩年了，叫我寫辦公室工作真感覺(jué)有點(diǎn)困難。它既不像項(xiàng)目部建造一棟又一棟的大樓，也不像搞經(jīng)營(yíng)的中了一個(gè)又一個(gè)大標(biāo)。但是呆久了，也會(huì)覺(jué)得小小“辦公室”里也有許多“大學(xué)問(wèn)”。
剛剛到綜合辦公室一切都很陌生，時(shí)間久了便漸漸從摸著“石頭過(guò)河”到“看著石頭過(guò)河”了，一切都熟悉了起來(lái)。綜合辦公室一直以來(lái)都是很“雜”的部門，很多都是一些臨時(shí)瑣碎的工作。辦公室工作不需要你十分專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)、也不需要專業(yè)工程管理知識(shí)，但是你多多少得看懂點(diǎn)財(cái)務(wù)報(bào)表、工程預(yù)(結(jié))算表、也得多多少少看得懂點(diǎn)工程類的相關(guān)資料?？粗粗?，慢慢也就“入了門”。
結(jié)合實(shí)際，優(yōu)化用印程序
再瑣碎的事情也要思考創(chuàng)新，這樣才可以讓自己從凌亂中解脫出來(lái)。我主要負(fù)責(zé)印章管理、文件管理及會(huì)議會(huì)務(wù)等工作。經(jīng)驗(yàn)日積月累，我發(fā)現(xiàn)原有的印章管理制度有很多可以優(yōu)化的地方，進(jìn)而達(dá)到提高工作效率的效果。
原先的印章審批是所有資料都先經(jīng)過(guò)辦公室登記，并使用公司專門的“用印登記簿”找領(lǐng)導(dǎo)簽字。一兩個(gè)人還可以，但是如果同時(shí)用印超過(guò)3個(gè)人以上就顯得很繁瑣。項(xiàng)目部辦事人員拿著用印登記簿到處跑，很有可能不能及時(shí)歸還，其他辦事人員就得在辦公室一直等待用印登記簿的回來(lái)，嚴(yán)重耽擱了辦事的時(shí)間。此外，上面的一些保密信息也很容易泄露。
現(xiàn)代社會(huì)各種新科技出現(xiàn)，讓我們的生活變得更加便捷。提高工作效率，也就需要我們不斷思考創(chuàng)新。在與部門負(fù)責(zé)人商量后，決定優(yōu)化公司印章審批流程，提高用印效率。一是凡是涉及經(jīng)濟(jì)責(zé)任的用印申請(qǐng)，由項(xiàng)目經(jīng)理首先審核，改變了以前辦事人員直接通過(guò)部門審核后拿給領(lǐng)導(dǎo)審核的程序，降低了用印風(fēng)險(xiǎn)。二是對(duì)用印申請(qǐng)表填寫做出了嚴(yán)格要求。用印申請(qǐng)表模仿公司報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行審批用印，更加細(xì)致和高效。三是創(chuàng)新性采用電腦臺(tái)賬。將每一張用印申請(qǐng)錄入電腦，做好分類并及時(shí)對(duì)用印內(nèi)容查詢、統(tǒng)計(jì)分析，電子臺(tái)賬與紙質(zhì)臺(tái)賬相結(jié)合，提高用印效率。電子臺(tái)賬與紙質(zhì)臺(tái)賬結(jié)合的管理方式也運(yùn)用在了文件管理工作中，各種字號(hào)的來(lái)文能夠清晰查閱。結(jié)合OA辦公系統(tǒng)，讓信息化辦公更加高效。
思考創(chuàng)新，微信程序來(lái)幫忙
辦公物品采購(gòu)與領(lǐng)用也是一項(xiàng)比較繁瑣的工作。以往入庫(kù)及發(fā)放沒(méi)有嚴(yán)格規(guī)范，清點(diǎn)剩余物品的時(shí)候，也只有去庫(kù)房查看。對(duì)這個(gè)月入庫(kù)了多少，上個(gè)月剩余了多少?zèng)]有清晰概念。雖然說(shuō)每次領(lǐng)用都需要簽字，但也不能查看總共領(lǐng)取了多少，現(xiàn)在庫(kù)房還剩下了多少。且有的登記不規(guī)范，到最后哪些人領(lǐng)取了哪些東西并不能切實(shí)從紙質(zhì)文檔中反映出來(lái)。
有什么方法能夠更加簡(jiǎn)便的管理辦公物品呢？通過(guò)網(wǎng)上查詢，我發(fā)現(xiàn)了一個(gè)辦公物品線上管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)以微信為平臺(tái)，操作簡(jiǎn)單并且完全免費(fèi)。如今人人都在使用微信，領(lǐng)用人通過(guò)微信掃碼即可進(jìn)入系統(tǒng)，登記自己需要領(lǐng)用的物品及數(shù)量；作為物品管理者，也能夠通過(guò)系統(tǒng)對(duì)已發(fā)生的數(shù)據(jù)生成報(bào)表，各種要素一目了然。同時(shí)，它還有成本分析、庫(kù)存統(tǒng)計(jì)、領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)、管理員入庫(kù)等許多實(shí)用的功能，大大提高了辦公用品管理的工作效率。
綜合辦公室是典型的服務(wù)部門，與其他部門相比，可能少了一點(diǎn)專業(yè)，多了一些繁瑣。但我始終相信任何事物都有規(guī)律，掌握了規(guī)律，嘗試創(chuàng)新才會(huì)讓它變得有趣、有意義。在今后的工作中，我也會(huì)繼續(xù)留心工作中的細(xì)節(jié)，不斷改進(jìn)工作方法，真正為大家辦好事、服好務(wù)。
